Velkommen til KAEFER Energy Norge

Kontakt

Arrow

Samarbeid med leverandører sikrer kvalitet i alle ledd

For å sikre kvalitet i våre prosjekter, er vi avhengige av et tett og tillitsfullt samarbeid med våre leverandører. Sammen med våre leverandører skal vi sørge for at riktige varer og tjenester leveres til rett tid, kvalitet og pris. KAEFER skal være den foretrukne samarbeidspartneren for leverandører, og vi verdsetter åpenhet, forutsigbarhet, kommunikasjon, lojalitet, leveransepresisjon, etikk, innovasjon og bærekraft.

Hvordan bli leverandør til KAEFER?

For å kunne bli vurdert som, og fortsette å være en leverandør til KAEFER kreves det at vi innhenter informasjon om, ber om egenvurdering av, ber om bekreftelse på at leverandøren følger vår «Supplier Code of Conduct (SCoC)» og våre standard innkjøpsbetingelser. Omfanget av informasjonsinnhentingen varierer etter hvilken kategori vi definerer leverandøren i.

Vi går ut på anbud med våre forespørsler for å forsikre oss om beste mulige kvalitet, leveringstid og pris i en anskaffelsesprosess. Leverandørene blir valgt ut gjennom eksisterende leverandørdatabase, leverandørmarkedsanalyser eller andre utvelgelseskanaler.

Leverandørkategorier

I KAEFER klassifiserer vi leverandørene i tre forskjellige kategorier:

  • C1: Kritiske leveranser for bedriften med høy verdi og risiko, og få eller ingen alternative leverandører. Leverer skreddersydde produkter/utstyr, har kritisk kompetanse for vår ytelse, leverer personell/ressurser i vesentlig stor skala, leverer unik teknologi, sikkerhetskritisk utstyr/komponenter.
  • C2: Samme kriterier som C1, men med flere alternative leverandører.
  • C4: Enkle leveranser og med flere alternative leverandører.

Vi utfører årlig en intern re-evaluering av alle kritiske leverandører (kategori C1 og C2).

Forventninger

I KAEFER forventer vi at alle utfører oppgavene etter gjeldende lovgiving, verdier og standarder som er satt i KAEFER. Vi forventer det samme av våre leverandører som vi forventer av våre egne ansatte.

Til leverandørene våre har vi utarbeidet en «Supplier Code of Conduct» (SCoC) hvor alle våre forventninger er presisert. Vi forventer at alle våre leverandører etterlever retningslinjene i denne.

Leverandører i kategorien C1, C2 og de største leverandørene av kategorien C4 må utføre en egenvurdering i vårt verktøy Integrity Next. Dette er en nettbasert plattform hvor vi samler inn informasjon fra leverandøren. Denne informasjonen må bekreftes minst en (1) gang i året av leverandøren. Her evalueres leverandørene i en trafikklysmodell med rød, gul eller grønn. Hvis det er spørsmål hvor Integrity Next kommer med røde eller gule varsler må det enten suppleres med ekstra informasjon, eller KAEFER må vurdere ekstra tiltak for å redusere risiko, for å kunne bruke leverandøren.

Vi forventer at en leverandør forholder seg til, og leverer ihht våre standard innkjøpsbetingelser.

Som en del av et stort konsern har KAEFER flere ressurser som omfatter bl.a. etterlevelse og ekstern varslingskanal. Vi henviser derfor til vår konsernside for dette: https://kaefer.com/about-us/leadership-governance/compliance/

Gjennom vårt årlige revisjonsprogram utfører vi et utvalg leverandørrevisjoner basert på en samlet vurdering av leveranser, kritikalitet, avvik osv.

Fakturering

KAEFER mottar flere tusen fakturaer hvert år. For at vi skal kunne behandle alle mottatte fakturaer effektivt og innen avtalte tidsfrister må følgende følges:

  • Send EHF faktura
    • Faktura kan som nødløsning sendes som pdf format til mailadressen invoice@kaefer.no. En faktura per mail.
  • Tydelig merking av PO-, WBS- eller internordre(IO)-nummer
    • I EHF-filen skal denne informasjonen være i feltet cac:OrderReference/cbc:ID
      • PO/ordrenummer med format 4XXXXXXXXX
      • WBS-nummer med format 9-XXXXXXX-XX(-XX)
      • Internordrenummer med format 7XXXXXX
    • Fakturer etter detaljene i PO.
      • Til korrekt KAEFER selskap
      • Korresponderende linje for linje på faktura og i PO
      • Samme antall som bestilt
      • Ikke delfakturer uten avtale i forkant
      • Ikke fakturer beløp over PO verdi, hverken på linjenivå eller totalnivå
    • Tydelig merking av KAEFER bestiller/kontaktperson
    • Følg dokumentasjonskrav i norsk bokføringslov

Hvis overnevnte krav ikke innfris, vil fakturaen bli returnert. Ta kontakt med KAEFER innkjøper/kontaktperson for avklaring, før faktura sendes på ny.

For spørsmål vedrørende betalingssertifikater kontakt betalingssertifikat.ke@kaefer.no. Se vedlagte følgeskriv for utfyllende faktureringsinfo vedrørende betalingssertifikater.

Fakturaspørsmål rettes enten til innkjøpsavdelingen på purchasing@kaefer.no eller regnskapsavdelingen på accounting@kaefer.no.

Varelevering

KAEFER har mange forskjellige lokasjoner og leveringsadresser. Leveringsadresser, spesifikke logistikkrutiner og individuell merking av leveranser forekommer og spesifiseres i hvert enkelt tilfelle. For leverandørene våre er det derfor viktig at all informasjon som fremkommer på våre innkjøpsordre og bestillinger etterleves. Dette genererer minst mulig arbeid for alle parter, og sørger for at leveransene går korrekt til rett mottaker.

keyboard_arrow_up